Conditions générales d'utilisation et de vente

1. Qui nous sommes

Pharnos est un service exploité par AASK SARL, société de droit béninois. AASK SARL est l'éditeur du présent site et le fournisseur des services décrits ci-dessous.

2. Objet et champ d'application

Les présentes conditions définissent les modalités selon lesquelles AASK SARL fournit les services Pharnos et selon lesquelles vous pouvez les commander. Elles s'appliquent à pharnos.com et aux services associés, notamment app.pharnos.com (la plateforme) et builder.pharnos.com (le CTD Builder).

La création d'un compte, l'utilisation d'un outil gratuit ou le passage d'une commande valent acceptation des présentes conditions. Elles sont complétées par notre Politique de confidentialité et notre Politique de remboursement, qui font partie intégrante de l'accord.

Pharnos s'adresse à des professionnels : laboratoires pharmaceutiques, fabricants, titulaires d'autorisation de mise sur le marché, cabinets d'affaires réglementaires, représentants locaux et leurs collaborateurs. Les services ne sont pas destinés à des consommateurs agissant hors d'une activité professionnelle, sous réserve des droits légaux décrits à l'article 10.

3. Les services

Pharnos publie plusieurs services distincts. Chacun a sa page, son prix et, le cas échéant, ses modalités de livraison propres.

3.1 La plateforme Pharnos (abonnement)

Une application cloud de gestion des dossiers réglementaires : catalogue RIM, arborescence du Module 1 par pays, cycle de vie des dossiers, correspondance avec les agences, collaboration entre fabricant et représentant local. L'accès est accordé par abonnement, actuellement sur invitation. Les offres et les prix figurent dans la section tarifs de la page d'accueil.

3.2 Le CTD Builder (licence)

Une application qui monte les dossiers CTD sur votre propre poste. Vos documents restent sur ce poste et ne sont jamais téléversés vers nos serveurs. La licence se mesure à la compilation — l'opération qui produit le paquet final — selon l'offre achetée.

3.3 La mise à niveau documentaire (livrable ponctuel)

Un service payant et ponctuel : vous fournissez un document réglementaire existant, et Pharnos vous le restitue reporté sur le modèle officiel du pays concerné, accompagné des fichiers décrits sur la page de l'offre. Le livrable est adressé par courriel une fois le traitement achevé.

3.4 Les outils gratuits

Le Checking Standard (diagnostic de complétude qui ne demande le téléversement d'aucun document) et la Bibliothèque réglementaire (modèles officiels téléchargeables) sont fournis gratuitement, sans inscription ni obligation d'achat. Ils sont fournis en l'état, à titre d'information.

4. Compte et accès

L'accès à la plateforme suppose un compte. L'accès est actuellement accordé sur invitation : un code d'invitation émis par Pharnos ou par un expert accrédité est nécessaire pour créer une organisation.

Vous êtes responsable de l'exactitude des informations que vous fournissez, de la confidentialité de vos identifiants et de tout ce qui est fait au moyen de votre compte. Signalez-nous sans délai à contact@pharnos.com toute utilisation non autorisée que vous soupçonnez.

Les comptes sont personnels. Les sièges vendus par utilisateur ne peuvent être partagés entre plusieurs personnes. L'administrateur d'une organisation peut inviter, suspendre ou retirer les membres de sa propre organisation.

5. Ce que Pharnos n'est pas

Les exigences applicables à un dossier sont celles de l'autorité nationale compétente, qui peut les modifier à tout moment et qui seule apprécie la conformité. Pharnos entretient ses référentiels pays avec soin, mais ne garantit pas qu'un dossier préparé avec ses outils sera recevable, enregistré ou autorisé.

Les modèles, listes de contrôle, scores et documents générés sont des aides au travail. La vérification du contenu, son exactitude scientifique et réglementaire, ainsi que la décision de déposer relèvent entièrement de vous, sous la responsabilité des personnes qualifiées de votre organisation.

Rien sur ce site ni dans les services ne constitue un conseil juridique, médical, pharmaceutique ou réglementaire.

6. Intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités — le copilote Regafy AI et la mise à niveau documentaire en particulier — s'appuient sur des modèles d'intelligence artificielle tiers. Le contenu qu'ils produisent est un projet : il peut comporter des erreurs, des omissions ou des affirmations qui ne correspondent pas à votre dossier.

Tout document généré doit être lu, vérifié et validé par un professionnel qualifié avant tout usage, et avant tout dépôt auprès d'une autorité. Vous restez l'auteur et le responsable du dossier que vous déposez.

Pour faire fonctionner ces fonctionnalités, le contenu que vous soumettez est transmis à nos fournisseurs d'IA, qui le traitent pour notre compte et s'engagent à ne pas l'utiliser pour entraîner leurs modèles. La liste de ces fournisseurs figure dans la Politique de confidentialité.

7. Prix et taxes

Les prix sont ceux affichés sur la page de l'offre concernée au moment de la commande, en francs CFA (XOF) ou en euros (EUR) selon l'offre. Les prix des abonnements s'entendent par mois, sauf mention contraire.

Toute conversion entre devises affichée sur le site est indicative. Le montant effectivement prélevé est celui présenté sur la page de paiement, dans la devise de cette page.

Les taxes applicables (TVA, taxe sur les ventes ou équivalent) sont déterminées par votre pays de résidence et par votre qualité de professionnel ou de particulier. Elles sont calculées et affichées lors du paiement, avant confirmation. Lorsqu'un client professionnel fournit un numéro de TVA valide, l'autoliquidation peut s'appliquer.

Nous pouvons modifier nos prix à tout moment. Une modification n'affecte jamais une commande déjà passée, ni une période d'abonnement déjà réglée.

8. Paiement et merchant of record

Pour les paiements par mobile money en zone UEMOA, nous recourons également aux prestataires locaux Chariow et Moneroo. Quel que soit le rail, le reçu et la facture qui vous sont adressés indiquent la partie qui a encaissé le paiement.

Pharnos ne voit ni ne conserve jamais votre numéro de carte ni vos identifiants de paiement : ils sont collectés directement par le prestataire de paiement, sur ses propres pages ou dans son cadre sécurisé.

La commande est ferme dès la confirmation du paiement par le prestataire. En cas de défaut de paiement, de rejet ou de rétrofacturation, nous pouvons suspendre l'accès au service concerné jusqu'à régularisation.

9. Livraison

Tous nos services sont numériques. Rien n'est expédié physiquement.

• Abonnements : l'accès est ouvert dès la confirmation du paiement, ou à la date convenue avec vous lorsque l'accès est accordé sur invitation.
• Licences CTD Builder : la licence est activée sur votre poste dès la confirmation du paiement. Un délai de grâce de 24 heures vous permet de travailler si la vérification de licence ne peut joindre nos serveurs.
• Mise à niveau documentaire : le livrable est adressé par courriel à l'adresse indiquée lors de la commande, normalement en quelques minutes et au plus tard sous 24 heures. Passé ce délai sans réception, écrivez-nous : la commande est intégralement remboursée si la livraison ne peut aboutir.

Vérifiez votre dossier de courriers indésirables avant de signaler une non-livraison, et assurez-vous que l'adresse indiquée est correcte.

10. Rétractation et remboursement

Les conditions dans lesquelles une commande peut être remboursée — y compris le droit légal de rétractation et le cas du contenu numérique livré immédiatement — sont détaillées dans notre Politique de remboursement, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

11. Durée, renouvellement et résiliation

Les abonnements courent pour la période réglée et se renouvellent par périodes identiques, sauf résiliation avant la fin de la période en cours. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée : le service reste disponible jusque-là, et aucun prélèvement supplémentaire n'est effectué.

Les licences CTD Builder sont valables pour la durée indiquée sur l'offre et ne se renouvellent pas automatiquement. Les livrables ponctuels ne sont soumis à aucun abonnement.

L'essai gratuit, lorsqu'il est proposé, ne requiert aucune carte bancaire et n'ouvre droit à aucun remboursement. Il prend fin automatiquement à son terme, sauf souscription de votre part.

Nous pouvons suspendre ou résilier l'accès, après mise en demeure sauf manquement grave, en cas de défaut de paiement, d'usage interdit par l'article 12, ou de comportement mettant en danger la sécurité du service ou des autres utilisateurs.

À la résiliation, vous disposez de trente jours pour exporter vos données. Au-delà, nous les supprimons selon les durées de conservation indiquées dans la Politique de confidentialité.

12. Usages autorisés et interdits

Vous vous engagez à utiliser les services de manière licite et conforme à leur destination. Il vous est notamment interdit de :

• tenter d'accéder à un compte, une organisation ou des données qui ne sont pas les vôtres ;
• contourner le métrage d'une licence, un quota ou une restriction d'accès ;
• revendre, sous-licencier ou mettre le service à disposition d'un tiers extérieur à votre organisation, sauf accord écrit de notre part ;
• soumettre des contenus illicites, ou que vous n'avez pas le droit de traiter ;
• utiliser le service pour produire un document destiné à tromper une autorité ;
• perturber le service, son infrastructure ou sa sécurité, ni en extraire le contenu par des moyens automatisés au-delà d'un usage normal.

13. Propriété intellectuelle

Le logiciel, les interfaces, les référentiels pays, les listes de contrôle, la notation et la documentation de Pharnos demeurent la propriété exclusive de AASK SARL. La souscription ou l'achat d'une licence vous confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable pour la durée de l'offre, et rien de plus.

Les modèles officiels publiés dans la Bibliothèque réglementaire reprennent des documents publics des autorités nationales et de l'OMS. Ils sont mis à disposition à titre d'information ; les droits qui s'y attachent appartiennent à leurs auteurs.

Vous conservez la pleine propriété des documents et données que vous soumettez, ainsi que des livrables qui en sont issus. Nous ne revendiquons aucun droit sur eux au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour vous fournir le service.

Lorsque votre compte n'est pas sur une offre payante, les livrables produits par le service peuvent porter une mention discrète Pharnos.

14. Vos données et vos documents

Les données personnelles sont traitées comme décrit dans notre Politique de confidentialité. Les dossiers réglementaires sont confidentiels par nature : nous ne les traitons que pour fournir le service, et ne les communiquons à aucun tiers autre que les prestataires énumérés dans cette politique.

Lorsque nous traitons des données personnelles pour votre compte et sur vos instructions, nous agissons en qualité de sous-traitant et vous en qualité de responsable du traitement. Nous nous engageons à ne traiter ces données que pour les besoins du service, à en préserver la confidentialité et à les sécuriser.

Il vous appartient de disposer du droit de soumettre les documents que vous déposez, et d'informer les personnes concernées le cas échéant.

15. Disponibilité et assistance

Nous visons une disponibilité continue de la plateforme, sans la garantir. Des opérations de maintenance peuvent interrompre le service ; nous les planifions hors des heures ouvrées de la zone UEMOA chaque fois que c'est possible.

Le CTD Builder fonctionne hors ligne : une interruption de nos serveurs ne vous empêche pas de travailler sur vos dossiers, sous réserve du délai de grâce de licence indiqué à l'article 9.

L'assistance est assurée par courriel à contact@pharnos.com, en français et en anglais, les jours ouvrés. Nous répondons sous deux jours ouvrés.

16. Garanties et responsabilité

Nous fournissons les services avec le soin professionnel requis. Au-delà des garanties auxquelles la loi ne permet pas de déroger, les services sont fournis en l'état, et nous ne garantissons ni l'absence d'interruption ou d'erreur, ni l'obtention d'un résultat réglementaire déterminé.

Nous ne répondons pas des dommages indirects, notamment perte de profit, perte de chance, perte d'un dépôt, retard dans une procédure, refus ou retrait d'une autorisation, ou atteinte à la réputation.

En tout état de cause, notre responsabilité totale au titre des services est limitée aux sommes que vous nous avez effectivement versées au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle, de faute lourde, ou de dommage corporel.

17. Modification des conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions, notamment pour tenir compte d'une évolution de nos offres, de nos prestataires ou de la réglementation applicable. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec son numéro et sa date.

Toute modification substantielle affectant un abonnement est notifiée par courriel au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Si vous ne l'acceptez pas, vous pouvez résilier avant son application, et la période déjà réglée vous est remboursée au prorata.

18. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit de la République du Bénin et, le cas échéant, par les actes uniformes OHADA.

Avant toute action, nous vous invitons à nous écrire à contact@pharnos.com : la plupart des différends se règlent en quelques jours. À défaut d'accord amiable, les tribunaux de Cotonou sont compétents.

Si vous êtes un consommateur, cette clause ne vous prive pas de la protection des dispositions impératives de votre pays de résidence, ni du droit de saisir les juridictions de ce pays.

Pour une commande passée via Paddle, la relation de paiement est régie par les conditions d'achat de Paddle, et tout différend portant sur le paiement lui-même est traité par Paddle.